Sönke Ahrens beschreibt in seinem Buch über das Zettelkasten Prinzip das projektbezogene Notizen den flüchtigen Notizen sehr ähnlich sind. Sie fallen alle während des Projektes an und werden diesem zugeordnet. Dem Projekt zugeordnet verbleiben sie dort länger als flüchtige Notizen, die in der Regel nach kurzer Zeit wieder gelöscht werden.
In diesem Abschnitt möchte ich darauf eingehen, wie ich bis dato mit projektbezogenen Notizen umgegangen bin und welche Programme ich in der Regel genutzt habe.
Web Clipper
Ich arbeite sehr gerne mit Web Clippern, die man als Plugin für den Chrome (Edge) Browser installieren kann. Ich habe aktuell Web Clipper für die Programme Notion und OneNote installiert.
Diese verweisen dann in ein Notizbuch, dass ich als Inbox bezeichnet habe. Dieses Notizbuch hat folgende Abschnitte (Inbox Web, – Youtube, – Podcast, – email, – Kindle, – Work) Aus dieser Inbox heraus werden die einzelnen Inhalte dann den Projekten zugewiesen. Dieses zuweisen geschieht in der Regel einmal pro Woche. Die Erkenntnis, das eine Notiz zu einer Projektnotiz wird, entsteht oft spontan. Der Webclipper ist sehr praktisch, da hier auch Screenshots (OneNote) aufgenommen werden können.
Im Vergleich dazu, haben flüchtige Notizen eher den Charakter ” ich hole einen Zettel raus ” und schreibe was auf, das mache ich bewusst. Bewusste Projektnotizen sind weniger textlastig habe ich fest gestellt sie bestehen eher aus Listen, Tabellen Checkboxen oder kurzen Textblöcken. In Projekten arbeitet man oft mit Partnern in Kollaboration, daher ist es essentiell, das die Möglichkeit des Teilens im Team besteht. Flüchtige Notizen teile ich nicht, sie bestehen in der Regel fast immer nur aus Textblöcken oder handschriftlichen Aufzeichnungen.
Notion eignet hervorragend für projektbezogene aber durchaus auch für permanente Notizen. Jeder einzelne Abschnitt kann komplett anders aussehen, hier sind der Kreativität kaum Grenzen gesetzt, hier habe ich u.a. festgestellt, das Tools wie OneNote oder Evernote da in die Jahre gekommen sind. Man unterscheidet in Seiten oder Tabellen, die als Datenbank fungieren. Durch die releated to Funktion kann man die als Tabelle festgelegten Inhalte nun über relationale Datenbanken verknüpfen.
Die P.A.R.A Methode von Tiago Forte erleichtert das systematische einrichten von Notion zu einem Projektmanagement Tool, das in sich vernetzt den Gendanken des digitalen Gehirns hervorragend verkörpert. P.A.R.A bedeutet Projekts, Areas, Ressources und Archives. Im Bereich Ressources befindet sich bei mir z.B. der Bereich der Inbox, die ich Oben bereits zu OneNote ebenfalls beschreiben habe.
Hier sehen Sie wie die Navigation bei mir in Notion ausschaut. Wichtige Seiten stehen in einer Favorites Leiste, diese änderte sich bei mir von Woche zu Woche. Ich finde es enorm wichtig, das die entscheidenden Inhalte schnell griffbereit sind – ganz nach der Methode “Keep ist simple” wobei Notion und einfach eher in einem Widerspruch zueinander stehen. Bei einigen Youtubern entsteht schnell der Eindruck das Notion zu Ihrem Lebensinhalt geworden ist und da einen zentralen Platz eingenommen hat. Mich würde mal interessieren was Niklas Luhmann der Erfinder des Zettelkastens dazu gesagt hätte. Der Projektsoftwarecharakter wird in Notion noch durch die Möglichkeit Tabellen in Kanban Boards zu wandeln unterstützt. Kanban ist die zentrale Methode des agiles Workflows in Projektmanagement Tools wie Trello oder MeisterTask.